چگونه ایمیل های خود را بهتر بنویسیم؟
برای بهتر نوشتن و در کل نوشتن ایمیل های خوب و ایمیل های که بتواند منظور را به طرف خواننده(گیرنده)بهتر برساند، راه های متعددی وجود دارد که به برخی از آن راه ها میتوان به صورت ذیل اشاره کرد:
١- بدون حاشیه روی بروید سر اصل مطلب. مثلا بنویسد: سلام آقای یاخانم؛ با اطلاع از مصروفیت و مشغله های فراوان شما بازهم وقت شمارا میگیرم و میروم سر اصل مطلب...
٢- در هر ایمیل فقط به یک موضوع مورد نظر یا درخواست اشاره کنید.
٣- سعی کنید نظرتان را صریح بنویسید و از بازگذاشتن موضوع با طرح پرسشی که امکان مخالفت با درخواست شما را بیشتر می‌کند، خودداری کنید.
٤- سخاوتمند باشید و سعی کنید با سخاوتمندی خود، مثلا هدیه یک کتاب، یا دادن یک فایل، طرف
٥- منش انسانی و فهمیدگی خود را به طرف مقابل نشان دهید و با چند جمله ساده بابت مشکلی که برایش پیش آمده با او همدردی کنید و بگوید که آماده‌اید وقتی را به او اختصاص دهید.
٦- در همان ابتدای مکالمه اجازه بدهید خواننده ایمیل بداند چه می‌خواهید و چه زمانی برای موضوع دارید و از او چه می‌خواهید.
٧- گاهی بدون این‌که کاری داشته باشید و تنها برای احوال پرسی یا تشکری ساده یک ایمیل ساده بفرستید که به درست شدن روابط انسانی بین شما و طرف مقابل کمک بسیاری می‌کند.
٨- هرگاه مقدور است ایمیل خود را با کلمات و عبارات دلپذیر همچون «نیازی به پاسخ نیست و یا عجله‌ای برای پاسخ نیست»، تمام کنید.
٩- مهمتر از همه؛ خلاصه، روشن و دقیق بنویسید. تلاش کنید تا حد ممکن خلاصه بنویسید. سعی کنید در سه یا چهار جمله منظور و محتوای کلام خود را بیان کنید.
