Kemungkinan ini digunakan jika pembelian barang (item) langsung diterima tagihan dan barangnya tanpa harus menceta Quote .Biasanya hal ini terjadi karna sipenjual tidak perlu meminta Purchase Order dari kita ,sehingga pencetak Orders bisa diabaikan.
Buka From Purchase Register ,pilih bagian Quotes
Sorot bagian Quote yang ingin dijadikan Bill
Click Change to Bill
Selanjutnya akan ditampilkan form Bill ,lakukan perubahan tanggal Invoice (Date) ,dari Supplier Inv .Serta beberapa informasi lainnya seperti pajak dan lainnya lalu click Record
Purchases Order ada 2 kemungkinan kejadiannya :
Order tanpa Quote sebelumnya
Kemungkinan pertama ini hanya mengisikan data yang perlu dipesan langsung dari menu Enter Purchase ,lalu pilih ORDER ,lalu pilih isikan data barang dan data order lainnya .Selanjutnya click Record
Order berasal dari Qoute sebelumnya
Kemungkinan kedua adalah anda ambil dari Purchase Register ,dibagian Quotes ,anda cari baris Quote yang akan dijadikan ORDER ,sorot (highlight) quotes tersebut ,lalu click Change to order ,lalu lakukan perubahan terhadap Order sesungguhnya.
Down Payments
Manakalanya saat kita melakukan Order harus membayar uang muka supaya barang yang dipesat cepat diberikan .Ada beberapa cara dan kemungkinan dalam pembayaran uang muka tersebut.
Uang muka dibayarkan bersamaan saat membuat Orders.
Kemungkinan ini dapat anda lakukan dengan mengisi Field Paid Today pada form Orders.
Uang muka dibayar pada waktu yang berlainan dengan Orders dan dibayar dengan cash / bank yang bukan Linked Account Purchase yang telah ditetapkan sebelumnya.
Dalam perusahaan menengah setiap ada pembelian harus diketahui dan disetujui oleh atasannya (approve by) .Bagian pembelian sebelum melakukan Order keluar (supplier) harus membuatkan permohonan Order pembelian ke atasannya .Permohonan tersebut belum tentu disetujui dengan beberapa pertimbangan yang diambil oleh atasan .TampilanQuote ,Orders ,dan Bill sama saja .Perbedaan yang menyolok adalah warna form-nya.
